BATULICIN, Kalimantanlive.com – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu baru saja meluncurkan inovasi terbaru dalam pengelolaan arsip, yaitu Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN).
Langkah ini diambil untuk mengatasi masalah tumpukan arsip fisik yang sering menghambat proses pencarian dokumen penting, sekaligus untuk mempermudah pengelolaan arsip yang terus berkembang di lingkungan Dinas Pendidikan.
SIMPAN, yang mulai diterapkan pada tahun 2024, bertujuan agar semua arsip produksi Dinas Pendidikan dapat tersimpan dengan rapi, terstruktur, dan mudah diakses kapan saja.
BACA JUGA: Dinas Kesehatan Tanah Bumbu Gelar Pertemuan Koordinasi Lintas Program dan Lintas Sektor
Inovasi ini sekaligus merupakan bagian dari rancangan aksi perubahan dalam pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan IV yang diselenggarakan di Bandung tahun 2024.
Penyusun rancangan aksi SIMPAN, Dwi Teguh Efendi menjelaskan bahwa dalam satu tahun, Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu menghasilkan hampir 20.000 nomor surat, yang jika disimpan secara manual akan sangat membebani sistem pengelolaan arsip.
“Dengan SIMPAN, arsip-arsip ini akan mudah dicari dan tetap tersimpan dengan baik. Tidak hanya itu, sistem ini memungkinkan pegawai yang tidak berada di tempat tetap dapat mengakses arsip yang diperlukan,” ujarnya pada acara peluncuran SIMPAN, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Sebelumnya, arsip di Dinas Pendidikan masih dikelola secara manual, disimpan dalam lemari arsip yang rentan menyebabkan tumpukan dokumen dan kesulitan dalam pencarian. Selain itu, metode manual juga meningkatkan potensi hilangnya dokumen dan membuang waktu saat mencari arsip yang dibutuhkan.
