Tak hanya itu, panitia turut mengurus berbagai perizinan serta menjalin koordinasi lintas instansi, seperti Dinas Perhubungan untuk pengaturan lalu lintas dan Dinas Kesehatan guna menyiapkan tim medis selama kegiatan berlangsung.
Untuk peserta, sistem pendaftaran telah disiapkan baik secara online maupun offline, termasuk penentuan kuota serta distribusi perlengkapan seperti nomor peserta dan goodie bag.
Dalam mendukung kenyamanan peserta, berbagai sarana dan prasarana juga disediakan, mulai dari panggung utama, tenda registrasi, pos istirahat, hingga water station dan fasilitas parkir. Toilet portable pun turut disiapkan guna menunjang kebutuhan selama acara.
Aspek keamanan dan kesehatan menjadi prioritas, dengan disiagakannya tim medis, ambulans, serta petugas keamanan di sepanjang rute. Relawan juga akan dikerahkan untuk membantu kelancaran kegiatan.
Untuk menambah semarak, panitia menghadirkan berbagai hiburan dan doorprize menarik, seperti sepeda dan hadiah elektronik, serta kegiatan pendukung seperti senam bersama dan penampilan musik.
Promosi kegiatan dilakukan secara masif melalui media sosial, pemasangan spanduk dan baliho, serta kolaborasi dengan berbagai komunitas sepeda di Kotabaru.
